Winstgevende toegang en controle

Iedere dag worden verschillende organisaties geconfronteerd met sleutelverlies. Elektronische sluitsystemen, zoals het CyberLock sleutelbeheersysteem van Sellox, kunnen dit probleem ondervangen. Bovendien zijn bij de implementatie van CyberLock geen bouwkundige aanpassingen nodig. Voor het World Trade Center Amsterdam waren dit belangrijke redenen om voor dit systeem te gaan. Facility manager Marc Claassen van het WTC Amsterdam beschrijft de voordelen van het toegangscontrolesysteem ten behoeve van de technische ruimten.

Dat het zoekraken van sleutels tot penibele situaties kan leiden, daar weet men in een gevangenis in het Belgische Leuven inmiddels alles van. Deze gevangenis haalde enkele weken geleden het nieuws omdat een speciale sleutel waarmee alle 180 celdeuren geopend konden worden ineens was verdwenen. Facility manager Marc Claassen refereert er tijdens het gesprek enigszins verbaasd aan.

Voor de zekerheid besloot de gevangenis maar om een aantal sloten te vervangen. Een ongelukkige situatie die in het WTC Amsterdam sinds 2009 per definitie niet kan voorkomen. ‘In de oude situatie konden alle deuren van technische ruimten worden geopend met een moedersleutel. Daar wilden we vanaf’, legt de facility manager uit. ‘Want raak je dan een sleutel kwijt, moet je in een keer alle cilinders omwisselen. Dat kost handenvol geld.’

Het WTC Amsterdam is een bedrijfsverzamelgebouw waar circa 350 organisaties kantoorruimte huren. Een managementteam van 18 werknemers verzorgt de exploitatie van het complex, het dagelijkse onderhoud is in handen van circa 200 mensen. Tot 2009 beschikten alle technische ruimten nog over een traditioneel sluitsysteem. Claassen was op zoek naar een systeem waarmee hij delen van het gebouw kon toewijzen aan verschillende groepen gebruikers. Hij kwam uiteindelijk terecht bij het CyberLock sleutelbeheersteem van Sellox. De cilinders van CyberLock zijn op diverse objecten te plaatsen, maar binnen het WTC Amsterdam worden ze vooral gebruikt voor de deuren van de technische ruimten. Hier zijn dagelijks verschillende onderhoudspartijen aan het werk. Werknemers halen bij aankomst een sleutel op en leveren deze aan het einde van de dag weer in. Hiermee voorkomt het WTC Amsterdam op de eerste plaats dat sleutels zoek raken. Daarnaast werken de sleutels op batterijtjes, die ’s nachts op een veilige, vaste plek worden opgeladen. Het onderhoudspersoneel is er zo van verzekerd dat ze de volgende dag weer kunnen werken op de plekken waartoe men geautoriseerd is. Indien de sleutel niet binnen 24 uur wordt geactiveerd, verliest deze zijn werking. Mocht de sleutel dus kwijtraken, is deze onbruikbaar. Hierdoor houdt het WTC Amsterdam de gevolgkosten van sleutelverlies binnen de perken, wat dus een kostenbesparing oplevert. Pluspunt van het systeem voor het WTC Amsterdam is dat er geen voeding aan de kant van de cilinder zit. Niemand hoeft dus fysiek naar deuren toe te lopen om bijvoorbeeld batterijtjes te verwisselen. Claassen: ‘We hadden de keuze uit twee systemen. De eerste optie was het batterijtje in de cilinder, de andere het batterijtje in de sleutel. We hebben voor de tweede optie gekozen. Het vervangen van de batterijtjes hoeft niet verspreid door het pand heen te gebeuren. De sleutels kunnen op een centraal punt in het gebouw worden opgeladen.’

Online

De facility manager heeft overwogen om met bijvoorbeeld een online sluitsysteem te gaan werken, maar dit bleek in de praktijk van het WTC Amsterdam veel te kostbaar. ‘Met zo’n complex toegangscontrolesysteem is het nodig om alle deuren fysiek aan een systeem te koppelen met kabels’, legt Claassen uit. ‘We wilden een geschikte vervanging van ons mechanisch systeem, zonder dat we daarbij een groot deel van ons gebouw, dat stamt uit 1985, zouden moeten voorzien van nieuwe bekabeling. Een online systeem konden we onmogelijk snel uitrollen zonder daarbij torenhoge kosten te maken. Met het CyberLock sleutelbeheersysteem van Sellox bleek dit wel het geval.’

Het WTC Amsterdam werkt inmiddels sinds eind 2009 met het systeem. En tot volle tevredenheid. CyberLock beschikt over een sluitsysteem dat het mogelijk maakt om meerdere groepen werknemers gecontroleerd toegang te verlenen tot verschillende ruimten binnen het WTC Amsterdam. Claassen: ‘De controle vindt pas achteraf plaats en niet online. Maar voor ons werkt dat prima. We hebben verder geen omkijken naar het systeem.’ Met de gebruiksvriendelijkheid zit het dus wel goed. Dit heeft volgens de facility manager ook te maken met de manier waarop er bij het WTC Amsterdam wordt gewerkt. ‘Het gebeurt niet vaak dat werkzaamheden ad hoc plaatsvinden en mensen incidenteel toegang dienen te krijgen. Een keer in de zoveel maanden voegen we een groep mensen toe aan ons systeem en kennen ze bepaalde rechten toe. Is dit eenmaal gebeurd, dan draait het systeem probleemloos. Soms passen we een naam aan omdat er een mutatie heeft plaatsgevonden binnen het personeelsbestand, maar de tijd die dit kost is te verwaarlozen.’

Rechten

Handig is dat de facility manager van het WTC Amsterdam een werknemer specifieke rechten kan geven op een deur. Het is mogelijk een sleutel toe te wijzen aan een werknemer voor een bepaalde tijdsperiode. Dat kan zelf tot op de minuut af. Claassen: ‘Stel dat we iemand van buiten inhuren om

voor een bepaald project een klusje te doen. Die kunnen we, indien nodig, eenvoudig een sleutel meegeven die enkel en alleen toegang geeft tot de ruimte waar hij of zij moet zijn. Daarnaast is het zelfs mogelijk te controleren of iemand zijn werk wel of niet heeft gedaan. In het geval van de beveiliging kunnen we bijvoorbeeld kijken of die ‘s nachts wel hun rondje hebben gelopen.’ Marc Dreu van Sellox stelt dat er weinig vergelijkbare systemen op de markt zijn zoals CyberLock. ‘De meeste systemen hebben een batterij aan de zijde van de deur. Hiernaast is de combinatie van draadloze cilinders (batterijloos) en ‘cloudsoftware’ uniek. Dat was voor het WTC ook een belangrijke voorwaarde om te gaan voor ons systeem’, legt hij uit. ‘De sluitplan mutaties kun je niet alleen vanuit iedere willekeurige pc in het gebouw benaderen, maar ook vanaf thuis. Je hoeft dus geen intern softwarepakket te ontwikkelen om het systeem te laten draaien. Een wezenlijk voordeel.’

Over WTC Amsterdam

WTC Amsterdam is een dynamische commerciële ‘wereldstad’, bevolkt door circa 350 bedrijven uit meer dan 30 verschillende landen. Het primaire doel van WTC Amsterdam is het huisvesten en samenbrengen van bedrijven, alsmede hen voorzien van een waaier van diensten die hen  ondersteunt bij de bedrijfsvoering. Deze formule deelt WTC Amsterdam met meer dan driehonderd

World Trade Centers wereldwijd. World Trade Center Amsterdam is een belegging van het CBRE Dutch Office Fund, een niet-beurs genoteerd vastgoedfonds van CBRE Global Investors.