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Wie verwaltet man den Zugang bei hoher Personalfluktuation?

Bei hoher Personalfluktuation lässt sich der Zugriff effektiv steuern, indem man einen strukturierten Offboarding-Prozess mit rollenbasierten Zugriffsrechten und automatisierten Systemen verknüpft. Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, müssen alle Zugriffsrechte unverzüglich widerrufen werden, unabhängig davon, ob es sich um physische Zugangskarten, Systeme oder Anwendungen handelt. Die folgenden Fragen beleuchten die damit verbundenen spezifischen Risiken, Verfahren und Pflichten genauer. Haben Sie Fragen zu Ihrer konkreten Situation? Kontaktieren Sie uns gerne. mit Sellox.

Welche Sicherheitsrisiken ergeben sich aus einer hohen Personalfluktuation?

Eine hohe Personalfluktuation birgt Sicherheitsrisiken, da Zugriffsrechte nicht zeitnah widerrufen werden und ehemalige Mitarbeiter somit weiterhin Zugriff auf sensible Bereiche, Systeme oder Informationen haben. Je höher die Personalfluktuation, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Verzögerungen in diesem Prozess.

In Branchen mit einem hohen Anteil an Zeitarbeitskräften, wie beispielsweise im Sicherheitssektor, ist dies ein struktureller Aspekt, der besondere Aufmerksamkeit erfordert. Ehemalige Mitarbeiter, die noch über eine gültige Zugangskarte oder Anmeldedaten verfügen, stellen ein direktes Sicherheitsrisiko dar. Dies gilt nicht nur für böswillige Akteure: Auch die unbeabsichtigte Nutzung oder der Verlust einer Karte durch einen ehemaligen Mitarbeiter kann zu unberechtigtem Zugriff führen.

Weitere Risiken, die sich aus schlechter Zugangskontrolle mit wechselndem Personal sind:

  • Anhäufung von Rechten: Mitarbeiter, die ihre Position wechseln, behalten ihre alten Rechte und bauen so ungewollt ein umfangreiches Zugriffsprofil auf.
  • Gemeinsame Zugangsdaten: Konten werden manchmal von Zeitarbeitern gemeinsam genutzt, was zu einem Verlust der Nachverfolgbarkeit führt.
  • Verzögerte Benachrichtigung: Ohne ein automatisiertes System ist es nicht immer erkennbar, dass ein Mitarbeiter seit Wochen inaktiv ist, aber immer noch Zugriff hat.

Wie stellt man sicher, dass ausscheidende Mitarbeiter keinen Zugriff mehr haben?

Sie stellen sicher, dass ausscheidende Mitarbeiter keinen Zugriff mehr haben, indem Sie einen festen Austrittsprozess etablieren, in dem die Entziehung aller Zugriffsrechte spätestens am letzten Arbeitstag obligatorisch ist. Dieser Prozess muss dokumentiert, nachvollziehbar und idealerweise automatisiert sein.

Ein effektiver Offboarding-Prozess für das Zugriffsmanagement umfasst mindestens die folgenden Schritte:

  1. Deaktivieren Sie die Zugangskarte oder das Zugangsprofil am letzten Arbeitstag.
  2. Blockieren Sie jeglichen digitalen Zugriff, einschließlich E-Mail, Anwendungen und interne Systeme.
  3. Entfernen Sie den Mitarbeiter aus allen relevanten Gruppen und Rollen.
  4. Die Änderungen werden zu Prüfungszwecken in einem Logbuch festgehalten.
  5. Prüfen Sie anschließend, ob tatsächlich alle Rechte widerrufen wurden.

In Unternehmen mit hoher Fluktuation empfiehlt es sich, Kündigungen direkt mit dem HR-System zu verknüpfen. Sobald ein Mitarbeiter als ausgeschieden registriert ist, werden die Zugriffsrechte automatisch gesperrt. Dadurch wird verhindert, dass die Aufhebung des Arbeitsverhältnisses von manuellen Aktionen eines Managers oder HR-Mitarbeiters abhängt.

Worin besteht der Unterschied zwischen rollenbasierten und individuellen Zugriffsrechten?

Rollenbasierte Zugriffsrechte verknüpfen Berechtigungen mit einer Position oder Rolle innerhalb der Organisation, während individuelle Zugriffsrechte pro Person festgelegt werden. Bei rollenbasierter Verwaltung erhält jeder mit derselben Position automatisch dieselben Rechte, was die Verwaltung bei Personalwechseln erheblich vereinfacht.

Rollenbasierte Zugriffsrechte

Mit einem rollenbasierten System (auch bekannt als RBAC, rollenbasierte Zugriffskontrolle) legen Sie im Voraus fest, welche Zugriffsrechte zu welcher Funktion gehören. Ein Sicherheitsmitarbeiter im Nachtdienst erhält automatisch Zugriff auf die relevanten Bereiche und Systeme, ohne dass dies für jede Person manuell konfiguriert werden muss. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses genügt die Deaktivierung der entsprechenden Rolle.

Individuelle Zugriffsrechte

Die individuellen Rechte werden jedem Mitarbeiter manuell zugewiesen und bieten mehr Flexibilität für Ausnahmesituationen. Der Nachteil besteht darin, dass dieses System bei hoher Personalfluktuation schnell unübersichtlich wird. Rechte werden mitunter vergessen zu widerrufen oder veralten, weil ein Mitarbeiter die Position wechselt, aber seine alten Rechte behält.

Für Organisationen mit schwankender Mitarbeiterzahl ist eine Kombination am effektivsten: rollenbasierte Berechtigungen als Grundlage, gegebenenfalls ergänzt durch individuelle Ausnahmen, aber immer mit regelmäßiger Überprüfung.

Wie beschleunigt die Automatisierung die Verwaltung von Zugriffsrechten?

Die Automatisierung beschleunigt die Verwaltung von Zugriffsrechten, indem sie Personalveränderungen mit Zugriffssystemen verknüpft. Dadurch werden Rechte automatisch und ohne manuelles Eingreifen zugewiesen oder entzogen. Dies reduziert das Fehlerrisiko und verkürzt die Zeitspanne zwischen einer Personalveränderung und der entsprechenden Zugriffsänderung auf nahezu null.

Konkrete Vorteile der automatisierten Zutrittskontrolle für Schichtpersonal sind:

  • Direkte Synchronisierung zwischen HR-System und Zutrittskontrollsystem
  • Automatische Zuweisung von Rechten basierend auf der Berufsbezeichnung bei der Einstellung
  • Automatischer Verlust der Rechte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder Positionswechsel
  • Zentrale Protokollierung aller Änderungen zu Prüfungs- und Verantwortlichkeitszwecken
  • Geringere Abhängigkeit von manuellen Prozessen und menschlichen Entscheidungen

Moderne Zugriffsverwaltungssysteme lassen sich mit gängigen HR-Plattformen verknüpfen. Dadurch kann der gesamte Personalprozess, von der Einstellung bis zum Ausscheiden, ohne zusätzliche manuelle Schritte in den Zugriffsrechten abgebildet werden.

Wie häufig sollten die Zugriffsrechte für wechselndes Personal überprüft werden?

Bei häufig wechselndem Personal müssen die Zugriffsrechte mindestens einmal pro Quartal überprüft werden, ergänzt durch sofortige Kontrollen bei jedem Personalwechsel. Je höher die Fluktuation, desto häufiger müssen diese Kontrollen erfolgen, um die Anhäufung veralteter Rechte zu verhindern.

Eine Zugriffsprüfung umfasst in der Regel die Überprüfung aller aktiven Benutzer und ihrer Berechtigungen, um festzustellen, ob diese noch der aktuellen Position und dem Beschäftigungsverhältnis entsprechen. Führungskräfte bestätigen für jeden Mitarbeiter die Richtigkeit der Berechtigungen. Nicht bestätigte oder nicht mehr zutreffende Berechtigungen werden umgehend widerrufen.

Neben den regelmäßigen Überprüfungen gibt es bestimmte Zeitpunkte, zu denen eine direkte Inspektion zwingend erforderlich ist:

  • Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, am Tag des Ausscheidens
  • Im Falle einer Positionsänderung oder Versetzung
  • Nach einer längeren Abwesenheit, wie z. B. Krankheitsurlaub
  • Nach einem Sicherheitsvorfall oder dem Verdacht auf unbefugten Zugriff

Welche rechtlichen Verpflichtungen gelten für die Zugangskontrolle im Sicherheitssektor?

Im Sicherheitssektor gelten rechtliche Verpflichtungen zur Zugangskontrolle gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Gesetz über private Sicherheitsdienste und Detekteien (Wpbr) sowie branchenspezifischen Standards. Organisationen sind verpflichtet, den Zugang zu personenbezogenen Daten und gesicherten Bereichen auf autorisierte Mitarbeiter zu beschränken und dies nachweisen zu können.

Gemäß der DSGVO gilt der Grundsatz der Datenminimierung: Mitarbeiter dürfen nur auf die Daten zugreifen, die sie für ihre Tätigkeit benötigen. Dies entspricht der rollenbasierten Zugriffsverwaltung. Verstöße können zu Bußgeldern und Reputationsschäden führen.

Die Wpbr stellt zusätzliche Anforderungen an Sicherheitsorganisationen, darunter die Führung eines Mitarbeiterverzeichnisses mit den jeweiligen Berechtigungen. Dieses Verzeichnis muss stets aktuell sein, was bedeutet, dass ausscheidende Mitarbeiter zeitnah entfernt und Zugriffsänderungen dokumentiert werden müssen.

Aus diesem Rechtsakt ergeben sich folgende praktische Verpflichtungen:

  • Dokumentation, wer Zugriff auf welche Standorte und Systeme hat
  • Änderungen der Zugriffsrechte mit Datum und Grund protokollieren
  • Nachweisbarer Entzug der Rechte bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
  • Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsprofile
  • Aufbewahrung von Zugriffsprotokollen für einen bestimmten Zeitraum

Ein effektives Zugangsmanagement ist daher nicht nur eine betriebliche Notwendigkeit, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung, für die Organisationen im Sicherheitssektor Rechenschaft ablegen können müssen. Kontaktieren Sie uns Sprechen Sie mit Sellox darüber, wie Sie Ihr Zutrittsmanagement an die geltenden Vorschriften anpassen können.

Häufig gestellte Fragen

Wie beginne ich mit dem Aufbau eines strukturierten Offboarding-Prozesses für das Zugriffsmanagement?

Beginnen Sie damit, alle Systeme, Anwendungen und physischen Standorte zu erfassen, auf die Mitarbeitende Zugriff haben könnten. Erstellen Sie anschließend eine Checkliste mit allen Widerrufsschritten und benennen Sie eine verantwortliche Person, beispielsweise aus der Personalabteilung oder der IT, die diese Checkliste bei jedem Ausscheiden ausfüllt und abzeichnet. Verknüpfen Sie diesen Prozess so schnell wie möglich mit Ihrem HR-System, damit er automatisch abläuft und nicht mehr von manuellen Erinnerungen abhängig ist.

Was passiert, wenn ein Mitarbeiter plötzlich ausscheidet, beispielsweise aufgrund einer fristlosen Kündigung?

Bei einem unerwarteten oder sofortigen Ausscheiden ist es entscheidend, dass die Zugriffsrechte unverzüglich, idealerweise sogar schon vorher, gesperrt werden. Stellen Sie sicher, dass ein Notfallverfahren existiert, mit dem eine Führungskraft oder ein Sicherheitsadministrator alle Zugriffe mit einem einzigen Schritt deaktivieren kann, ohne auf langwierige administrative Prozesse angewiesen zu sein. Automatisierte Systeme, die direkt mit dem HR-System verknüpft sind, bieten hier die größte Sicherheit.

Wie kann ich verhindern, dass sich Zugriffsrechte für Mitarbeiter anhäufen, die ihre Rolle wechseln?

Stellen Sie sicher, dass eine Stellenänderung im Personalsystem automatisch eine Überprüfung der Zugriffsrechte auslöst: Die alte Rolle wird entzogen und die neue zugewiesen. Führen Sie außerdem regelmäßig Zugriffsüberprüfungen durch, in denen Führungskräfte aktiv bestätigen, welche Rechte noch gültig sind, damit veraltete Rechte nicht unbemerkt bleiben. Eine Kombination aus rollenbasierter Zugriffsverwaltung und vierteljährlichen Überprüfungen ist hierfür der effektivste Ansatz.

Welche Risiken bestehen bei der Nutzung gemeinsam genutzter Konten durch Zeitarbeiter?

Gemeinsam genutzte Konten machen es unmöglich, nachträglich festzustellen, wer welche Aktion ausgeführt hat. Dies birgt sowohl Sicherheits- als auch Compliance-Risiken. Im Falle eines Vorfalls oder einer Datenschutzverletzung lässt sich nicht ermitteln, welcher Mitarbeiter verantwortlich war. Dies erschwert die Bearbeitung und kann rechtliche Konsequenzen haben. Stellen Sie daher jedem Mitarbeiter, auch Zeitarbeitern, ein persönliches Konto oder Zugriffsprofil zur Verfügung, um Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

Wie lange müssen Zugriffsprotokolle aufbewahrt werden und warum?

Gemäß der DSGVO gibt es keine feste Aufbewahrungsfrist für Zugriffsprotokolle. Als Faustregel gilt jedoch, diese so lange aufzubewahren, wie sie für den Nachweis der Einhaltung der Vorschriften oder die Bearbeitung von Vorfällen relevant sein könnten, in der Regel mindestens ein bis zwei Jahre. Im Sicherheitsbereich können branchenspezifische Standards oder vertragliche Vereinbarungen mit Kunden längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Im Zweifelsfall sollten Sie einen Rechtsberater konsultieren oder Sellox kontaktieren, um die für Ihr Unternehmen geltende Aufbewahrungsfrist zu ermitteln.

Welche Fehler treten häufig im Zugriffsmanagement in Organisationen mit hoher Personalfluktuation auf?

Die häufigsten Fehler sind das Hinauszögern des Entzugs von Zugriffsrechten bis nach dem letzten Arbeitstag, das Fehlen einer zentralen Erfassung aller Zugriffspunkte und das Versäumnis, regelmäßige Überprüfungen durchzuführen, wodurch sich veraltete Zugriffsrechte ansammeln. Ein weiterer häufiger Fehler ist die Betrachtung des Zugriffsmanagements als reine IT-Aufgabe, obwohl Personalabteilung und Führungskräfte eine wesentliche Rolle bei der Identifizierung und Meldung von Personalveränderungen spielen. Gemeinsame Verantwortung mit klaren Vereinbarungen und automatisierter Unterstützung beugt den meisten dieser Fehler vor.

Können auch kleine Sicherheitsunternehmen von automatisierter Zutrittskontrolle profitieren, oder ist das nur großen Organisationen vorbehalten?

Automatisierte Zugriffsverwaltung ist besonders für kleinere Sicherheitsunternehmen wertvoll, da sie die Abhängigkeit von manuellen Prozessen verringert und Fehler ohne ein großes IT-Team verhindert. Moderne Zugriffsverwaltungssysteme sind skalierbar und lassen sich an die Bedürfnisse kleiner Organisationen hinsichtlich Personalstärke und Budget anpassen. Kontaktieren Sie Sellox, um die passende Lösung für die Größe und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden.