Wie regelt man den Zugang zu gemeinsam genutzten Geschäftsräumen?

Der Zugang zu gemeinsam genutzten Geschäftsräumen wird durch eine Kombination aus Schlüsseln, Ausweisen, PIN-Codes oder digitalen Zugangssystemen geregelt, verbunden mit klaren Vereinbarungen darüber, wer sich wo aufhalten darf. Die richtige Vorgehensweise hängt von der Anzahl der Nutzer, der Sensibilität der Räumlichkeiten und der Häufigkeit der Belegungswechsel ab. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen dazu. Zugangskontrolle in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen, damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können. Haben Sie gleich eine Frage? Kontaktieren Sie uns gerne. und wir werden Ihnen weiterhelfen.

Welche Zugangsmöglichkeiten gibt es für gemeinsam genutzte Geschäftsräume?

Für gemeinsam genutzte Geschäftsräume gibt es vier gängige Zugangsoptionen: physische Schlüssel, Zugangsausweise oder Schlüsselkarten, PIN-Code-Systeme und digitale Zugangskontrollsysteme auf Basis von Apps oder Biometrie. Welche Option am besten geeignet ist, hängt von der Anzahl der Nutzer, dem gewünschten Sicherheitsniveau und der langfristigen Verwaltbarkeit ab.

Physische Schlüssel sind die traditionellste Lösung. Sie sind zwar günstig in der Anschaffung, aber schwierig zu verwalten, wenn mehrere Personen Zugang benötigen. Geht ein Schlüssel verloren, muss das Schloss ausgetauscht werden, was Kosten verursacht.

Zutrittskarten und Schlüsselkarten bieten mehr Flexibilität. Die Karten lassen sich einfach deaktivieren, ohne dass Schlösser ausgetauscht werden müssen. Sie eignen sich für Bürogebäude mit mehreren Mietern oder flexible Arbeitsbereiche.

PIN-Code-Systeme funktionieren ohne physischen Datenträger, was in Bereichen mit wechselnden Nutzern praktisch ist. Der Nachteil besteht darin, dass Codes weitergegeben werden können und es schwieriger ist, nachzuverfolgen, wer wann Zutritt hatte.

Digitale Zutrittskontrollsysteme kombinieren verschiedene Methoden und bieten maximale Kontrolle. Über eine zentrale Plattform verwalten Sie, wer wann und zu welchen Bereichen Zutritt hat. Dadurch eignen sie sich ideal für komplexe Situationen mit vielen Nutzern oder sensible Bereiche.

Wie wird festgelegt, wer Zugang zu welchem Raum erhält?

Sie legen fest, wer Zugang zu welchem Raum erhält, indem Sie eine Zugriffsmatrix erstellen: eine Übersicht aller Räume und der zugehörigen Benutzergruppen. Verknüpfen Sie anschließend jedes Profil mit den Rechten, die der Funktion, Rolle oder Vereinbarung des Benutzers entsprechen. Beachten Sie das Prinzip der minimalen Berechtigungsvergabe: Gewähren Sie Benutzern nur Zugriff auf das, was sie wirklich benötigen.

Beginnen Sie mit der Erfassung aller Räumlichkeiten im Gebäude. Berücksichtigen Sie Eingänge, Besprechungsräume, Serverräume, Lagerhallen und Sanitäranlagen. Ermitteln Sie das Risiko, das mit unbefugtem Zutritt für jeden Bereich verbunden ist.

Teilen Sie die Nutzer anschließend anhand ihrer Rolle in Gruppen ein. Festangestellte, Zeitarbeiter, Reinigungskräfte und Besucher haben unterschiedliche Bedürfnisse und Risikoprofile. Ein Zeitarbeiter benötigt Zugang zum Arbeitsbereich und den Gemeinschaftsräumen, jedoch nicht zu einem verschlossenen Serverraum oder dem Büro der Geschäftsleitung.

Die getroffenen Entscheidungen sollten schriftlich festgehalten werden, damit bei Personalveränderungen oder Prüfungen stets ein aktueller Überblick vorliegt. Dies beugt Missverständnissen vor und erleichtert die Anpassung von Rechten bei veränderten Gegebenheiten.

Welche Risiken birgt eine mangelhafte Zugangskontrolle?

Mangelhaft verwaltete Zugriffskontrollen führen zu unbefugtem Zugriff, Diebstahl, Datenschutzverletzungen und Haftungsrisiken. Dies ist besonders in gemeinsam genutzten Geschäftsräumen problematisch, da mehrere Parteien dieselbe Infrastruktur nutzen und leicht der Überblick verloren gehen kann.

Ein häufiges Problem besteht darin, dass ausgeschiedene Mitarbeiter oder ehemalige Mieter weiterhin Zugang zum Gelände haben. Werden die Zugangsrechte oder Schlüssel nicht unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder des Vertrags entzogen, bleibt eine schwer aufzuspürende Sicherheitslücke bestehen.

Zudem erhöht fehlende Protokollierung die Wahrscheinlichkeit, dass Vorfälle unbemerkt bleiben. Ohne Aufzeichnungen darüber, wer wann Zutritt hatte, lässt sich im Falle von Diebstahl oder Beschädigung der genaue Hergang kaum rekonstruieren. Dies erschwert sowohl interne Ermittlungen als auch die Kommunikation mit Versicherern.

Schließlich können Organisationen, die unzureichende Zugriffskontrollen implementieren, mit Datenschutzgesetzen in Konflikt geraten, insbesondere wenn personenbezogene Daten oder sensible Geschäftsinformationen für Unbefugte zugänglich sind. Sorgfältige Zugriffskontrolle ist daher nicht nur eine betriebliche, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung.

Wie regeln Sie den temporären Zugang für Besucher und Lieferanten?

Der temporäre Zugang für Besucher und Lieferanten lässt sich am besten über zeitbasierte Zugangsmethoden verwalten: Einmal-PIN-Codes, temporäre Ausweise oder digitale Gastkonten, die nach einer festgelegten Zeit automatisch ablaufen. So behalten Sie die Kontrolle, ohne nach jedem Besuch manuell eingreifen zu müssen.

Für gelegentliche Besucher genügt oft ein Besucherausweis, der an der Rezeption oder am Eingang ausgegeben und anschließend wieder abgeholt wird. Bitte achten Sie darauf, dass stets eine Registrierung erfolgt: Name, Ankunfts- und Abfahrtszeit sowie der Zweck des Besuchs.

Lieferanten, die regelmäßig wiederkommen, wie beispielsweise Reinigungs- oder Wartungsunternehmen, erhalten einen festen, zeitlich begrenzten Ausweis, der nur während der vereinbarten Zeiten gültig ist. Außerhalb dieser Zeiten wird der Ausweis automatisch gesperrt. Dadurch wird verhindert, dass Lieferanten zu unangekündigten Zeiten Zugang zu Bereichen erhalten, in denen sie sich nicht aufhalten müssen.

Mit digitalen Systemen lassen sich Gastkonten per App oder Webportal erstellen. Der Besucher erhält einen temporären Code oder QR-Code, der nach der Nutzung oder nach Ablauf der Gültigkeitsdauer automatisch ungültig wird. Dies ist effizient, nachvollziehbar und erfordert nur minimalen manuellen Aufwand.

Wann ist ein digitales Zutrittskontrollsystem die beste Wahl?

Ein digitales Zutrittskontrollsystem ist die beste Wahl bei vielen Nutzern, schwankender Auslastung, mehreren Zugangspunkten oder hohen Sicherheitsanforderungen. Sobald die manuelle Verwaltung von Schlüsseln oder Ausweisen zeitaufwändig oder fehleranfällig wird, zahlt sich eine digitale Lösung aus.

Für kleine Büros mit einer festen, überschaubaren Mitarbeiterzahl mag ein einfaches Zutrittskontrollsystem ausreichen. Sobald jedoch Zeitarbeiter, mehrere Mieter, externe Partner oder sensible Bereiche involviert sind, stößt ein analoges System an seine Grenzen.

Digitale Systeme bieten Echtzeit-Einblicke in den Standort von Personen, automatisierte Berichtsfunktionen und die Möglichkeit, Zugriffsrechte sowohl aus der Ferne als auch direkt anzupassen. Dies ist im Falle eines Zwischenfalls oder Notfalls unerlässlich. Darüber hinaus skalieren sie mit dem Wachstum des Unternehmens: Das Hinzufügen eines Benutzers oder eines neuen Raums ist mit wenigen Klicks erledigt.

Auch aus Kostensicht ist ein digitales System langfristig oft vorteilhafter als der wiederholte Austausch von Schlössern oder die manuelle Verwaltung einer wachsenden Anzahl von Ausweisen. Die anfängliche Investition amortisiert sich durch die Zeitersparnis, die erhöhte Sicherheit und die einfache Verwaltung.

Wie stellen Sie sicher, dass die Zugriffsverwaltung bei Personalwechseln stets auf dem neuesten Stand ist?

Sie halten die Zugriffsverwaltung bei Personalveränderungen auf dem neuesten Stand, indem Sie den Widerruf oder die Änderung von Zugriffsrechten als Standardschritt in den Onboarding- und Offboarding-Prozess integrieren. Verknüpfen Sie die Zugriffsverwaltung mit den HR-Prozessen, damit keine Änderungen übersehen werden.

Erstellen Sie für jeden ausscheidenden Mitarbeiter eine Checkliste. Diese sollte mindestens Folgendes umfassen: Einsammeln der Zugangskarte, Deaktivierung der digitalen Zugriffsrechte und Überprüfung, ob der Mitarbeiter Zugriff auf gemeinsam genutzte Konten oder geschützte Bereiche hatte. Führen Sie diese Schritte idealerweise am letzten Arbeitstag und nicht rückwirkend durch.

Für neue Mitarbeiter gilt das Gegenteil: Stellen Sie sicher, dass die Zugriffsrechte am ersten Arbeitstag bereitstehen und auf die jeweilige Rolle und die benötigten Räumlichkeiten zugeschnitten sind. Vermeiden Sie es, zunächst weitreichende Zugriffsrechte zu gewähren, um diese später wieder einzuschränken. In der Praxis wird dieses “später” oft vergessen.

Planen Sie außerdem regelmäßige Prüfungen, mindestens einmal pro Quartal, ein und vergleichen Sie die Übersicht der aktiven Nutzer mit der aktuellen Personalliste. So erkennen Sie schnell, ob noch Berechtigungen bestehen, die nicht mehr gültig sind. Ein gutes digitales System ermöglicht diese Prüfungen problemlos, ohne dass Sie manuell in Papierakten suchen müssen.

Gutes Zugriffsmanagement ist keine einmalige Angelegenheit, sondern ein fortlaufender Prozess, der Struktur und Aufmerksamkeit erfordert. Möchten Sie wissen, welcher Ansatz am besten zu Ihrer Situation passt? Kontaktieren Sie uns mit Sellox, und wir freuen uns, mit Ihnen gemeinsam zu denken.