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Wie verknüpfen Sie die Zugriffsverwaltung mit Ihrem HR-System?

Sie verknüpfen die Zugriffsverwaltung mit Ihrem HR-System durch eine direkte Integration, bei der Mitarbeiterdaten automatisch mit dem Zugriffsverwaltungssystem synchronisiert werden. Beim Eintritt, Positionswechsel oder Ausscheiden eines Mitarbeiters werden die entsprechenden Zugriffsrechte automatisch angepasst. Dies beugt manuellen Fehlern vor und stärkt die Sicherheit Ihres Unternehmens. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen zu dieser Integration – von der technischen Umsetzung bis zum Datenschutz. Wünschen Sie eine individuelle Beratung? Kontaktieren Sie uns gerne. mit Sellox.

Welche Daten aus Ihrem HR-System sind für die Zugriffsverwaltung relevant?

Die wichtigsten Personaldaten für das Zutrittsmanagement sind Name, Berufsbezeichnung, Abteilung, Eintritts- und Austrittsdatum sowie Arbeitsort des Mitarbeiters. Anhand dieser Daten ermittelt das Zutrittsmanagementsystem, zu welchen Türen, Bereichen oder digitalen Systemen ein Mitarbeiter Zutritt hat. Änderungen der Berufsbezeichnung oder der Abteilung führen direkt zu einer Anpassung der Zugriffsrechte.

Neben den grundlegenden Daten spielen auch Vertragsart und Arbeitszeit eine Rolle. Ein Teilzeitmitarbeiter, der nur an bestimmten Tagen arbeitet, benötigt außerhalb dieser Zeiten keinen Zutritt zum Betriebsgelände. Darüber hinaus verwenden einige Systeme Kostenstellencodes oder Teamzuordnungen, um Zugriffsprofile automatisch Mitarbeitergruppen anstatt Einzelpersonen zuzuweisen. Dies vereinfacht die Verwaltung im großen Maßstab erheblich.

Es ist wichtig, nur die Daten weiterzuleiten, die für die Zugriffsverwaltung unbedingt erforderlich sind. Sensible Informationen wie Gehalt, Abwesenheitszeiten oder Leistungsbeurteilungen sind in einem Zugriffsverwaltungssystem sinnlos und müssen außerhalb der Verbindung bleiben.

Wie funktioniert die technische Verbindung zwischen Personalwesen und Zugriffsmanagement?

Die technische Verbindung zwischen einem HR-System und einem Zugriffsmanagementsystem erfolgt typischerweise über eine API-Integration oder ein standardisiertes Protokoll wie SCIM. Das HR-System fungiert als Quellregistrar und sendet bei jeder Änderung automatisch ein Signal an das Zugriffsmanagementsystem, welches daraufhin die Berechtigungen anpasst.

API-Integration

Über eine API-Anbindung kommuniziert das HR-System direkt und sicher mit dem Zutrittsverwaltungssystem. Jede Änderung, wie beispielsweise ein neuer Mitarbeiter oder ein Stellenwechsel, löst eine automatische Aktualisierung aus. Voraussetzung dafür ist, dass beide Systeme kompatible APIs anbieten und die Verbindung einmalig von einem IT-Spezialisten konfiguriert wird.

Middleware und Konnektoren

Wenn eine direkte API-Verbindung nicht möglich ist, bietet Middleware eine Lösung. Dabei handelt es sich um eine Zwischenschicht aus Software, die Daten zwischen Systemen übersetzt, die andernfalls nicht miteinander kommunizieren könnten. Anbieter von Middleware Zugangskontrollsysteme bieten oft fertige Konnektoren für gängige HR-Softwarepakete an, wodurch sich die Implementierungszeit erheblich verkürzt.

Welche Vorteile bietet eine automatisierte HR-Integration im Vergleich zur manuellen Verwaltung?

Eine automatisierte HR-Integration beseitigt die Verzögerungen und Fehlerrisiken der manuellen Verwaltung. Bei manueller Verwaltung besteht die Möglichkeit, dass ein ausgeschiedener Mitarbeiter noch Tage oder sogar Wochen nach seinem Ausscheiden Zugang zum Firmengelände hat. Eine automatische Integration entfernt diesen Zugang zum exakten Austrittsdatum, ohne dass ein Administrator eingreifen muss.

Weitere konkrete Vorteile sind:

  • Zeitersparnis: Administratoren müssen nicht bei jedem Personalwechsel manuell Zugriffsprofile erstellen oder ändern.
  • Konsistenz: Zugriffsrechte werden stets auf die gleiche Weise, basierend auf Funktion und Abteilung, ohne Willkür oder Fehler gewährt.
  • Bessere Prüfprotokollierung: Alle Änderungen werden automatisch protokolliert, was für die Einhaltung von Vorschriften und interne Audits unerlässlich ist.
  • Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum der Organisation muss der Managementprozess nicht proportional im Hinblick auf die Personalstärke wachsen.

Für Organisationen mit hoher Personalfluktuation oder mehreren Standorten sind die Zeitersparnis und das reduzierte Sicherheitsrisiko besonders bedeutend.

Welche Zutrittskontrollsysteme sind mit gängiger HR-Software kompatibel?

Die meisten modernen Zugriffsmanagementsysteme sind mit gängigen HR-Softwarepaketen wie AFAS, Exact, Youforce (Raet), SAP SuccessFactors und Workday kompatibel. Der Grad der Kompatibilität variiert je nach Anbieter: Einige bieten native Integrationen, während andere über Middleware oder eine offene API funktionieren.

Bei der Auswahl eines Zugriffsmanagementsystems ist es ratsam zu prüfen, ob der Anbieter eine bewährte Integration mit der bereits in Ihrem Unternehmen verwendeten HR-Software bietet. Fragen Sie nach verfügbaren Schnittstellen, der Synchronisierungsfrequenz und der zuständigen Person für die Aufrechterhaltung der Verbindung. Ein System, das sich problemlos in bestehende Software integrieren lässt, spart Implementierungskosten und vermeidet aufwendige Anpassungen, die später schwer zu pflegen sind.

Wie kann der Datenschutz gewährleistet werden, wenn HR-Daten mit Zugriffssystemen verknüpft werden?

Der Schutz der Privatsphäre bei der Verknüpfung von Personaldaten mit Zutrittskontrollsystemen erfordert die Einhaltung der DSGVO. Konkret bedeutet dies: minimale Datenverarbeitung, sichere Datenübertragung, klare Datenverarbeitungsvereinbarungen und eine nachweisbare Rechtsgrundlage für den Datenaustausch.

Praktische Maßnahmen zur Gewährleistung der Privatsphäre sind:

  • Leiten Sie nur die für die Zugriffskontrolle unbedingt notwendigen Daten weiter, wie z. B. Name, Position und Abteilung.
  • Stellen Sie sicher, dass die Verbindungen zwischen dem HR-System und dem Zutrittskontrollsystem verschlüsselt sind.
  • Wenn der Lieferant des Zutrittskontrollsystems personenbezogene Daten verarbeitet, sollte eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit ihm aufgesetzt werden.
  • Dokumentieren Sie, welche Daten ausgetauscht werden und zu welchem Zweck, damit Sie dies im Rahmen einer DSGVO-Prüfung nachweisen können.
  • Der Zugriff auf den Link und die zugehörigen Einstellungen soll auf autorisierte Administratoren beschränkt werden.

Vergessen Sie außerdem nicht, die Mitarbeiter darüber zu informieren, welche Daten für die Zugriffsverwaltung verwendet werden. Dies ist eine Pflicht gemäß DSGVO und stärkt das Vertrauen innerhalb des Unternehmens.

Welche Fehler treten häufig bei der Implementierung einer HR-Zugriffsmanagement-Integration auf?

Die häufigsten Fehler bei der Implementierung einer HR-Zugriffsmanagement-Integration sind eine unvollständige Datenzuordnung, das Fehlen einer Testphase und die Vernachlässigung von Ausnahmen wie Zeitarbeiter, Praktikanten und externe Mitarbeiter.

Weitere Fehler, die regelmäßig auftreten:

  • Kein Ausweichverfahren: Bei einem Verbindungsabbruch muss ein manueller Notfallprozess greifen. Organisationen, die dies nicht einrichten, riskieren, dass Zugriffsrechte nicht oder zu spät angepasst werden.
  • Mangelhafte Datenqualität im HR-System: Ein Link ist nur so zuverlässig wie die Quelldaten. Werden Berufsbezeichnungen im HR-System inkonsistent eingegeben, werden Zugriffsprofile falsch zugeordnet.
  • Keine regelmäßige Überprüfung: Auch automatisierte Verbindungen erfordern regelmäßige Überprüfungen, um sicherzustellen, dass die Berechtigungen noch der tatsächlichen Situation entsprechen.
  • Zugriffsprofile, die zu breit gefasst sind: Manche Organisationen gewähren zur Vermeidung von Streitigkeiten während der Implementierung übermäßig weitreichende Rechte, die anschließend nie wieder angepasst werden.

Sorgfältige Vorbereitung, einschließlich der Erfassung aller Personalkategorien und Ausnahmen, beugt den meisten dieser Probleme im Frühstadium vor.

Eine gut durchdachte Integration Ihres HR-Systems und Ihres Zutrittskontrollsystems erhöht die Sicherheit, spart Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler erheblich. Möchten Sie wissen, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt? Kontaktieren Sie uns Kontaktieren Sie Sellox für ein unverbindliches Beratungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Implementierung einer HR-Zugriffsmanagement-Integration im Durchschnitt?

Die Implementierungszeit hängt stark von der Komplexität Ihrer Organisation und der Kompatibilität der Systeme ab. Bei einer nativen Integration zweier moderner Systeme kann die Verbindung innerhalb weniger Tage betriebsbereit sein, während eine benutzerdefinierte Verbindung über Middleware mehrere Wochen bis Monate dauern kann. Planen Sie vor der Produktivsetzung der Verbindung stets eine umfassende Testphase ein, um die Datenzuordnung und die Fehlerbehandlung gründlich zu validieren.

Was geschieht mit den Zugriffsrechten eines Mitarbeiters, der vorübergehend krank oder beurlaubt ist?

In den meisten Fällen bleiben die Zugriffsrechte während Krankheit oder Urlaub unverändert, es sei denn, Sie konfigurieren das System explizit so, dass es auch auf vorübergehende Abwesenheit reagiert. Bei längerem Urlaub oder besonderen Situationen empfiehlt es sich, eine entsprechende Richtlinie festzulegen und diese im HR-System zu hinterlegen, damit die Integration dies berücksichtigen kann. Klären Sie mit Ihrem Anbieter, welche Status und Felder im HR-System als Auslöser für eine vorübergehende Anpassung der Zugriffsrechte dienen können.

Können auch externe Mitarbeiter und Freiberufler in die HR-Zugriffsverwaltungsintegration einbezogen werden?

Externe Mitarbeiter und Freelancer sind in der Regel nicht im regulären HR-System erfasst und werden daher nicht automatisch integriert. Viele Unternehmen lösen dieses Problem durch ein separates Register oder Gastprofil oder durch ein eingeschränktes Modul im HR-System für die externe Personalbeschaffung. Da externe Mitarbeiter und Freelancer ein gemeinsames Sicherheitsrisiko darstellen, ist ein strukturierter Prozess zur Vergabe und zum Entzug von Zugriffsrechten für diese Gruppe unerlässlich.

Wie kann ich überprüfen, ob die Verbindung nach der Inbetriebnahme ordnungsgemäß funktioniert?

Nach der Inbetriebnahme führen Sie einen kontrollierten Abnahmetest durch, indem Sie im HR-System verschiedene Teständerungen vornehmen, z. B. einen neuen Mitarbeiter anlegen oder eine Abteilung ändern. Überprüfen Sie dabei, ob die Zugriffsrechte im Zugriffsverwaltungssystem korrekt und zeitnah aktualisiert werden. Richten Sie außerdem eine automatisierte Überwachung und Fehlermeldungen ein, um bei Synchronisierungsfehlern sofort benachrichtigt zu werden. Planen Sie zudem regelmäßige Audits ein, bei denen Sie die Zugriffsrechte stichprobenartig mit den aktuellen Personaldaten im HR-System vergleichen.

Worin besteht der Unterschied zwischen Echtzeit-Synchronisierung und Stapelsynchronisation, und welche ist besser?

Bei der Echtzeitsynchronisierung werden Änderungen im HR-System sofort an das Zutrittskontrollsystem übertragen, während die Batch-Synchronisierung Aktualisierungen sammelt und in festen Intervallen verarbeitet, beispielsweise einmal pro Nacht. Die Echtzeitsynchronisierung ist sicherer, da die Zugriffsrechte ausscheidender Mitarbeiter sofort gesperrt werden, stellt aber höhere Anforderungen an die Verbindungsstabilität. Für die meisten Organisationen ist die Echtzeitsynchronisierung vorzuziehen, obwohl eine gut konfigurierte Batch-Synchronisierung mit kurzem Intervall in der Praxis ebenfalls ausreichen kann.

Muss ich mit dem Lieferanten meines Zutrittskontrollsystems eine Datenverarbeitungsvereinbarung abschließen?

Ja, wenn der Anbieter Ihres Zutrittskontrollsystems personenbezogene Daten im Auftrag Ihres Unternehmens verarbeitet, sind Sie gemäß DSGVO verpflichtet, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Anbieter Zugriff auf Daten aus dem HR-System hat, wie z. B. Namen, Berufsbezeichnungen und Abteilungen. Prüfen Sie außerdem, ob der Anbieter Daten außerhalb der EU speichert, und nehmen Sie dies in die Vereinbarung auf.

Was sind die ersten Schritte, wenn ich mein HR-System mit einem Zutrittskontrollsystem verbinden möchte?

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihres aktuellen HR-Systems und Zugriffsverwaltungssystems und erkundigen Sie sich bei beiden Anbietern nach verfügbaren Integrationsmöglichkeiten und Kompatibilität. Erfassen Sie anschließend alle Personalkategorien, einschließlich Ausnahmen wie Praktikanten, externe Mitarbeiter und Mitarbeiter mit mehreren Rollen, und legen Sie fest, welche Daten für die Zugriffsprofile benötigt werden. Beauftragen Sie dann einen IT-Spezialisten mit der Definition des Datenmappings und planen Sie eine Testphase ein, bevor die Integration produktiv geht, um Fehler frühzeitig zu erkennen.