Wie regeln Sie den Zugang außerhalb der Bürozeiten?
Den Zugang außerhalb der Bürozeiten regeln Sie über ein automatisiertes System. Zugangskontrollsystem Dieses System funktioniert mit Zugangskarten, PIN-Codes, Biometrie oder einer Kombination daraus. Sie legen damit genau fest, wer wann welchen Raum betreten darf, ohne dass ständig jemand anwesend sein muss. Haben Sie Fragen zur optimalen Lösung für Ihre Situation? Kontaktieren Sie uns gerne. Wir helfen Ihnen gerne weiter. In diesem Artikel beantworten wir die häufigsten Fragen zum Zugang außerhalb der Arbeitszeiten.
Welche Methoden gibt es zur Zugangskontrolle außerhalb der Arbeitszeiten?
Für die Zutrittskontrolle außerhalb der Geschäftszeiten stehen je nach gewünschtem Sicherheitsniveau verschiedene Methoden zur Verfügung. Am häufigsten werden elektronische Zutrittskarten, PIN-Code-Systeme, biometrische Lesegeräte und mobiler Zugriff per Smartphone eingesetzt. Jedes System bietet spezifische Vorteile für bestimmte Situationen und Nutzergruppen.
Elektronische Zutrittskarten sind die gängigste Lösung für Unternehmen. Mitarbeiter erhalten eine Karte oder einen Schlüsselanhänger, der per RFID oder NFC mit einem Lesegerät an der Tür kommuniziert. Der Vorteil: Eine Karte lässt sich problemlos sperren, wenn sie verloren geht oder ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Biometrische Systeme wie Fingerabdruck- oder Gesichtserkennung bieten ein höheres Maß an Sicherheit, da sie nicht übertragen werden oder verloren gehen können. Sie eignen sich für Bereiche mit erhöhten Sicherheitsanforderungen, wie Serverräume oder Archive. Der mobile Zugriff per App gewinnt rasant an Bedeutung, da Mitarbeiter ihre Smartphones stets bei sich tragen und die Fernverwaltung unkompliziert ist.
Wie legt man Zugriffsrechte für bestimmte Zeitfenster fest?
Sie legen Zugriffsrechte für bestimmte Zeitfenster über die Zutrittsverwaltungssoftware fest. Dort definieren Sie für jede Person oder Gruppe, in welchen Zeitblöcken der Zugriff erlaubt ist, beispielsweise nur an Werktagen zwischen 6:00 und 22:00 Uhr. Außerhalb dieser Zeiten wird der Zugriff automatisch verweigert, selbst wenn das Passwort oder der Code gültig ist.
Die meisten modernen Systeme arbeiten mit Profilen oder Rollen. Sie erstellen ein Profil für Nachtschichtmitarbeiter, Reinigungskräfte oder Sicherheitspersonal und verknüpfen die entsprechenden Zeitfenster damit. So müssen Sie die Einstellungen nicht für jede Person einzeln ändern, sondern können sie auf Gruppenebene verwalten.
Zeitfenster lassen sich auch bestimmten Türen oder Zonen zuordnen. So kann ein Mitarbeiter tagsüber das Büro betreten, hat aber außerhalb der Arbeitszeit nur Zugang zum Hintereingang oder zu einer bestimmten Etage. Dies ermöglicht eine präzise Steuerung, ohne das System unnötig zu verkomplizieren. Vergessen Sie außerdem nicht, Ausnahmen für Feiertage oder besondere Anlässe festzulegen, damit das System stets der Realität entspricht.
Welche Risiken bestehen bei unbeaufsichtigtem Zugang außerhalb der Bürozeiten?
Unbeaufsichtigter Zutritt außerhalb der Geschäftszeiten birgt erhebliche Risiken, darunter Diebstahl, Vandalismus, unbefugte Nutzung von Firmeneigentum und Haftungsfragen. Zudem ist es ohne Kontrolle darüber, wer das Gelände betritt, schwierig, im Falle eines Vorfalls den Hergang zu ermitteln.
Ein konkretes Risiko besteht darin, dass Mitarbeiter oder Besucher Zugang zu Bereichen erhalten, für die sie keine Berechtigung haben. Beispiele hierfür sind Serverräume, Tresore oder Archive mit vertraulichen Dokumenten. Ohne eine Aufzeichnung darüber, wer wann anwesend war, fehlt der Prüfpfad, der im Falle eines Vorfalls für Untersuchungen oder Versicherungsansprüche unerlässlich ist.
Zusätzlich besteht das Risiko von Social Engineering. Unbefugte Personen können, ob absichtlich oder unabsichtlich, die Tür für einen nicht autorisierten Dritten offenhalten. Dieses Phänomen, auch bekannt als „Tailgating“, lässt sich ohne physische Maßnahmen wie Schleusen oder Bewegungsmelder nur schwer verhindern. Ein gut konzipiertes Zutrittskontrollsystem protokolliert jeden Zutrittsversuch und speichert Alarme bei Anomalien, sodass Sie stets den vollen Überblick behalten.
Wie funktioniert die Fernzugriffskontrolle für ein Gebäude?
Die Fernzugriffsverwaltung erfolgt über ein Cloud-basiertes oder netzwerkbasiertes System, das es Administratoren ermöglicht, Zugänge fernzusteuern, Berechtigungen zu ändern und Zugriffsprotokolle einzusehen. Dadurch ist keine physische Anwesenheit erforderlich, um den Zugriff zu gewähren oder zu verweigern, was insbesondere außerhalb der Geschäftszeiten von Vorteil ist.
In der Praxis meldet sich der Administrator über ein sicheres Webportal oder eine App an. Über dieses Portal kann er in Echtzeit sehen, welche Türen geöffnet oder geschlossen sind, wer das Gelände kürzlich betreten hat und ob Alarmmeldungen vorliegen. Im Notfall, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter seinen Ausweis vergisst oder ein Lieferant außerhalb der Geschäftszeiten liefern muss, kann der Administrator sofort eingreifen.
Integration mit anderen Systemen
Die Fernzugriffskontrolle ist am effektivsten, wenn sie mit anderen Sicherheitssystemen wie Videoüberwachung und Einbruchmeldeanlagen integriert ist. Schlägt ein Zugriffsversuch fehl, kann das System automatisch die Kameraaufzeichnung aktivieren oder eine Benachrichtigung an eine Überwachungszentrale senden. So entsteht ein geschlossenes Sicherheitsnetzwerk, das aktiv auf Anomalien reagiert – auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Cybersicherheit des Systems selbst
Ein entscheidender Aspekt beim Fernzugriffsmanagement ist die Cybersicherheit der Plattform selbst. Stellen Sie sicher, dass das System verschlüsselte Verbindungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratoren und regelmäßige Software-Updates nutzt. Ein unzureichend gesichertes System kann zu einer Schwachstelle werden, die den Zugriff auf das Gelände gefährdet.
Wann wird ein Sicherheitsdienst außerhalb der Bürozeiten benötigt?
Sicherheitsmaßnahmen außerhalb der regulären Arbeitszeiten sind notwendig, wenn technische Systeme allein keinen ausreichenden Schutz bieten, beispielsweise in Objekten mit hohem Risikoprofil, bei großen Mengen wertvoller Güter oder in Situationen, die ein schnelles physisches Eingreifen erfordern. Technologie und menschliche Überwachung ergänzen sich und ersetzen einander nicht vollständig.
Situationen, in denen ein Sicherheitsdienst einen Mehrwert bietet, sind beispielsweise:
- Immobilien, in denen sich große Mengen Bargeld oder wertvolle Ausrüstung befinden
- Orte mit erhöhtem Risiko für Einbrüche oder Vandalismus aufgrund historischer Vorfälle
- Ereignisse oder vorübergehende Situationen, in denen das normale Zugriffsmuster erheblich abweicht
- Situationen, in denen ein technischer Alarm eine sofortige physische Reaktion erfordert, die ein Kontrollraum nicht unabhängig leisten kann
- Räumlichkeiten, in denen sich schutzbedürftige Personen oder sensible Informationen befinden
Die Kombination aus automatisierter Zutrittskontrolle und Sicherheitsdienst bietet den besten Schutz. Das System protokolliert und beschränkt den Zutritt, während der Sicherheitsdienst auf Vorfälle reagiert und durch präventive Präsenz abschreckend wirkt. Für viele Unternehmen hängt das optimale Verhältnis vom Risikoprofil des Geländes und dem Wert der zu schützenden Güter ab.
Möchten Sie wissen, welche Maßnahmenkombination am besten zu Ihrer Situation passt? Kontaktieren Sie uns Kontaktieren Sie Sellox und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Installation und Inbetriebnahme eines Zutrittskontrollsystems?
Die Installationszeit hängt stark von der Gebäudegröße und dem gewählten System ab. In einem kleinen Büro mit wenigen Türen ist das System in der Regel innerhalb von ein bis zwei Tagen betriebsbereit, während es bei einem größeren Gebäude mit mehreren Bereichen und Integrationen mehrere Wochen dauern kann. Es empfiehlt sich, vorab eine Standortanalyse durchführen zu lassen, um eine reibungslose Installation und die korrekte Konfiguration des Systems von Anfang an zu gewährleisten.
Was passiert bei einem Systemausfall oder einem Stromausfall?
Die meisten professionellen Zutrittskontrollsysteme sind mit einer Notstromversorgung ausgestattet, beispielsweise einer USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung) oder in den Türsteuerungen integrierten Akkus, sodass das System auch bei Stromausfall weiter funktioniert. Je nach Konfiguration schalten die Türen bei Stromausfall automatisch auf ‘verriegelt’ oder ‘entriegelt’. Diese Einstellungen werden anhand Ihrer Fluchtwege und Sicherheitsrichtlinien festgelegt. Stellen Sie stets sicher, dass Ihre Notfallmaßnahmen dokumentiert sind und Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie sich im Falle eines Systemausfalls verhalten müssen.
Wie kann ich den Missbrauch von Zutrittsberechtigungen durch ehemalige Mitarbeiter verhindern?
Einer der größten Vorteile eines elektronischen Zutrittsmanagementsystems ist die Möglichkeit, Karten oder Benutzerkonten sofort über die Verwaltungssoftware zu deaktivieren, ohne physische Schlüssel einsammeln zu müssen. Es empfiehlt sich, dies in den Standard-Offboarding-Prozess Ihrer Personalabteilung zu integrieren, um sicherzustellen, dass der Zugriff stets am letzten Arbeitstag widerrufen wird. Führen Sie außerdem regelmäßige Prüfungen durch, um alle aktiven Zugriffsrechte auf ihre Relevanz zu überprüfen und so schleichende Risiken frühzeitig zu erkennen.
Ist ein Zutrittskontrollsystem auch für kleine Unternehmen oder Freiberufler mit gemeinsam genutzten Räumlichkeiten geeignet?
Absolut, auch für kleinere Organisationen oder Mehrfamilienhäuser gibt es skalierbare Lösungen, die kostengünstig und einfach zu verwalten sind. Cloud-basierte Systeme eignen sich besonders gut, da sie keine teure Serverinfrastruktur benötigen und eine flexible Skalierung pro Nutzer oder Tür ermöglichen. In Mehrfamilienhäusern können Sie zudem separate Zugriffsrechte für jeden Mieter oder jede Nutzergruppe festlegen und so sicherstellen, dass jeder nur auf die für ihn relevanten Bereiche zugreifen kann.
Entspricht die Registrierung der Zugangsdaten der DSGVO?
Zutrittskontrollsysteme erfassen personenbezogene Daten, beispielsweise wer wann welche Tür geöffnet hat. Diese Daten fallen unter die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiter darüber zu informieren, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Ihrem Anbieter abzuschließen und die Daten nicht länger als unbedingt notwendig zu speichern. Legen Sie die Aufbewahrungsfristen und den Zweck der Datenerfassung in Ihrer Datenschutzerklärung fest und konsultieren Sie im Zweifelsfall einen Rechtsberater oder Ihren Datenschutzbeauftragten.
Kann ich ein bestehendes Schließsystem ohne größere Umbaumaßnahmen in ein elektronisches Zutrittskontrollsystem umwandeln?
In vielen Fällen lassen sich bestehende Türen ohne umfangreiche bauliche Veränderungen mit elektronischen Schlössern oder Zutrittskontrollsystemen ausstatten, insbesondere wenn bereits eine elektrische Infrastruktur vorhanden ist. Es gibt auch drahtlose Lösungen, die batteriebetrieben sind und über ein Funknetzwerk kommunizieren. Dadurch werden Installationskosten und -zeit deutlich reduziert. Eine professionelle Analyse Ihrer aktuellen Situation hilft Ihnen, die kostengünstigste Modernisierungsmöglichkeit zu ermitteln.
Wie kann ich sicherstellen, dass das System auch für Besucher oder Zeitarbeiter außerhalb der Bürozeiten funktioniert?
Die meisten modernen Zutrittskontrollsysteme ermöglichen die Erstellung temporärer oder einmaliger Zutrittsrechte, beispielsweise über einen temporären PIN-Code, einen digitalen Gästepass oder einen per E-Mail oder SMS versendeten QR-Code. Sie legen präzise fest, für welche Tür, an welchem Datum und in welchem Zeitraum der Zutritt gültig ist und wann er automatisch abläuft. So wird die Verwaltung von Besuchern und Aushilfskräften einfach und sicher, ohne dass Sie vor Ort anwesend sein müssen.