Zum Hauptinhalt springen

Wie organisiert man den Zugang für einen externen Anlagenbetreiber?

Bei externen Facility-Services regeln Sie den Zugang durch klare Vereinbarungen darüber, welche Räume, Systeme und Zeitfenster für die Arbeiten relevant sind, und erfassen diesen Zugang in einem Zutrittsmanagementsystem. Dies gilt für Reinigungsfirmen, technische Wartungsdienste, Catering-Unternehmen und andere Dienstleister, die Ihre Räumlichkeiten regelmäßig oder gelegentlich betreten. Die folgenden Fragen führen Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Haben Sie noch Fragen zu Ihrer Situation? Kontaktieren Sie uns gerne. mit Sellox.

Welche Zugriffsrechte benötigt ein externer Facility-Service-Anbieter?

Ein externer Gebäudedienstleister benötigt Zugangsrechte, die genau auf die Art der Tätigkeit abgestimmt sind. Ein Reinigungsteam benötigt Zugang zu Büroräumen und Sanitäranlagen, jedoch nicht zu Serverräumen oder Archiven. Ein Wartungstechniker hingegen benötigt Zugang zu Technikräumen, jedoch nicht zu Mitarbeiterarbeitsplätzen.

Das Prinzip hinter einer gut konzipierten Zugangsstruktur ist MindestzugriffExternen Mitarbeitern sollte nur Zugang zu den Bereichen gewährt werden, die für die Ausführung ihrer Aufgabe unbedingt erforderlich sind. Dies begrenzt Sicherheitsrisiken und erleichtert die nachträgliche Überprüfung, wer sich wo aufgehalten hat.

In der Praxis übersetzt man dies in spezifische Zugriffsprofile pro Dienstanbietertyp. Beispielsweise:

  • Reinigung: Zugang zu den Büroetagen außerhalb der Bürozeiten, kein Zugang zu verschlossenen Archivräumen
  • Technische Wartung: Zugang zu Keller, Dachboden und Technikräumen zu vereinbarten Zeiten.
  • Verpflegung: Zugang zu Küche, Kantine und optionalen Tagungsräumen
  • Sicherheit: Je nach Aufgabenbereich, manchmal vollständiger Gebäudezugang

Worin unterscheidet sich vorübergehender Zugang von dauerhaftem Zugang?

Temporärer Zugang ist für einmalige oder kurzfristige Aktivitäten wie Reparaturen oder Inspektionen vorgesehen und erlischt automatisch nach einem festgelegten Datum oder der jeweiligen Aufgabe. Dauerhafter Zugang gilt für externe Parteien, die regelmäßig wiederkommen, beispielsweise für einen Reinigungsdienst, und wird regelmäßig überprüft und verlängert.

Dieser Unterschied ist Ihnen wichtig. Zugangskontrolle, weil beide Formen einen anderen Ansatz erfordern:

  • Vorübergehender Zugang Es empfiehlt sich, im System ein festes Ablaufdatum festzulegen. Dadurch erlischt der Zugriff automatisch ohne manuelles Eingreifen.
  • Struktureller Zugang Eine Überprüfung ist erforderlich, beispielsweise vierteljährlich oder bei Vertragsverlängerung. Ohne regelmäßige Kontrollen bleiben Rechte unnötig lange aktiv.

Ein häufiger Fehler besteht darin, temporäre Zugänge als bauliche Berechtigungen zu betrachten, was dazu führt, dass externe Mitarbeiter auch Monate oder Jahre nach ihrem Einsatz noch digitalen oder physischen Zugriff auf die Räumlichkeiten haben. Dies erhöht das Sicherheitsrisiko erheblich.

Wer ist für die Beantragung des Zugangs zuständig?

Die Verantwortung für die Beantragung des Zugangs für einen externen Mitarbeiter der Gebäudetechnik liegt bei dem internen Ansprechpartner oder dem Auftraggeber, der den Auftrag vergeben hat. Dies ist in der Regel der Gebäudemanager, die Einkaufsabteilung oder der Vorgesetzte, der den Vertrag abgeschlossen hat.

In der Praxis funktioniert dies am besten mit einem formalen Antragsverfahren. Die zuständige interne Person stellt einen Antrag an die Abteilung, die für die Zugriffsverwaltung zuständig ist – in der Regel Gebäudemanagement, Personalabteilung oder IT, abhängig von der Organisationsstruktur. Diese Abteilung prüft, ob der Antrag den Richtlinien entspricht, und erteilt anschließend den Zugriff.

Stellen Sie sicher, dass dieser Prozess schriftlich oder digital dokumentiert wird. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer den Zugriff beantragt hat, für wen und auf Grundlage welcher Anweisung. Dies ist nicht nur bei Zwischenfällen, sondern auch bei Audits oder Vertragsbeendigungen hilfreich.

Welche Informationen benötigen Sie, um sich bei einem externen Facility-Manager anzumelden?

Wenn Sie einem externen Mitarbeiter Zugang zu den Einrichtungen gewähren, müssen Sie mindestens die folgenden Angaben erfassen: Name, Arbeitgeber oder Lieferant, Ansprechpartner in Ihrer eigenen Organisation, die zulässigen Bereiche, die Gültigkeitsdauer des Zugangs und den Zweck der Arbeit.

Je nach Sensibilität des Objekts oder des Projekts können zusätzliche Informationen relevant sein:

  • Kopie eines Ausweisdokuments oder Mitarbeiterausweises vom Lieferanten
  • Ergebnis eines Verhaltenszertifikats (falls zutreffend)
  • Fahrzeugkennzeichen beim Betreten eines gesicherten Geländes
  • Name des Managers beim Lieferanten

Beachten Sie die DSGVO bei der Registrierung. Speichern Sie nur notwendige Daten und bewahren Sie diese nicht länger als erforderlich auf. Legen Sie in Ihrer Datenschutzerklärung fest, wie Sie mit den personenbezogenen Daten externer Mitarbeiter umgehen.

Wie kann man den Zugriff am Ende eines Vertrags widerrufen?

Nach Ablauf eines Vertrags widerrufen Sie den Zugang, indem Sie alle aktiven Zugriffsrechte der betreffenden externen Mitarbeiter im Zutrittsverwaltungssystem deaktivieren, physische Schlüssel oder Ausweise einsammeln und alle digitalen Zugangsdaten sperren oder löschen. Dies muss am letzten Arbeitstag bzw. Vertragsdatum erfolgen.

Ein strukturierter Offboarding-Prozess verhindert den weiteren Zugriff nach Beendigung der Zusammenarbeit. Dieser Prozess sollte die folgenden Schritte umfassen:

  1. Legen Sie zu Beginn der Zugriffsgewährung ein Enddatum fest, damit die Rechte automatisch erlöschen.
  2. Senden Sie eine Woche vor Vertragsende eine Erinnerung an den internen Ansprechpartner.
  3. Überprüfen Sie anschließend, ob alle Gegenstände, wie z. B. Ausweise und Schlüssel, eingesammelt wurden.
  4. Löschen oder archivieren Sie die Zugangsdaten gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie.

Organisationen, die mit einem automatisierten System arbeiten, können Ablaufdaten festlegen, die den Zugriff automatisch sperren. Dies reduziert das Risiko menschlicher Fehler und gewährleistet die konsequente Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien.

Welche Systeme werden für die Zugriffsverwaltung externer Parteien verwendet?

Elektronische Zutrittskontrollsysteme dienen typischerweise der Zutrittsverwaltung für externe Personen und werden durch Besucherregistrierungssoftware sowie gegebenenfalls durch die Integration mit Personal- oder Vertragsmanagementsystemen ergänzt. Die Wahl des Systems hängt von der Größe der Räumlichkeiten, der Anzahl der externen Mitarbeiter und dem gewünschten Sicherheitsniveau ab.

Elektronische Zutrittskontrollsysteme

Diese Systeme funktionieren mit Karten, Schlüsseln oder biometrischer Authentifizierung und erfassen automatisch, wer wann welchen Raum betritt. Externe Mitarbeiter erhalten ein temporäres Profil mit eingeschränkten Rechten. Gängige Anwendungen sind RFID-basierte Systeme oder intelligente Türschlösser, die ferngesteuert werden können.

Besucherregistrierung und digitale Logbücher

Für gelegentliche Besucher oder externe Mitarbeiter, die nicht täglich kommen, genügt mitunter ein digitales Besucherregistrierungssystem an der Rezeption. Dieses erfasst Name, Ankunfts- und Abfahrtszeit sowie den Zweck des Besuchs. Es ergänzt das elektronische Zutrittskontrollsystem und bietet ein übersichtliches Logbuch zur späteren Überprüfung.

Möchten Sie wissen, welches System am besten zu Ihrer Organisation passt und wie Sie eine professionelle Zugriffsverwaltung für externe Parteien einrichten? Kontaktieren Sie uns Wenden Sie sich an Sellox für eine maßgeschneiderte Beratung.

Häufig gestellte Fragen

Was tun Sie, wenn ein externer Mitarbeiter seine Zugangskarte verliert?

Sperren Sie den verlorenen Ausweis umgehend im Zutrittskontrollsystem, sobald der Verlust gemeldet wird. Dokumentieren Sie den Vorfall schriftlich, informieren Sie den internen Ansprechpartner und den Lieferanten und stellen Sie einen neuen temporären Ausweis erst nach Bestätigung der Identität des Mitarbeiters aus. Dadurch wird ein Missbrauch des verlorenen Ausweises für unbefugten Zutritt verhindert.

Wie gehen Sie mit externen Mitarbeitern um, die außerhalb der Bürozeiten Zugang benötigen?

Legen Sie im Zutrittskontrollsystem Zeitfenster fest, sodass die Zugangskarte eines externen Mitarbeiters nur während der vereinbarten Zeiten aktiv ist, beispielsweise von 6:00 bis 8:00 Uhr für ein Reinigungsteam. Außerhalb dieser Zeitfenster wird der Zutritt automatisch verweigert, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Dokumentieren Sie diese Zeitfenster zudem vertraglich mit dem Anbieter, um die Erwartungen klar zu definieren.

Muss jeder einzelne Mitarbeiter eines externen Unternehmens registriert werden, oder genügt die Registrierung des Unternehmens?

Jeder einzelne Mitarbeiter muss separat registriert werden, nicht nur das Unternehmen, für das er arbeitet. Der Zugriff auf Unternehmensebene bietet keine Auskunft darüber, wer wann genau anwesend war. Dies ist jedoch bei Vorfällen, Audits oder Vertragsbeendigungen unerlässlich. Bitten Sie daher den Anbieter stets um eine aktuelle Liste der Mitarbeiter, die Zugriff benötigen, und aktualisieren Sie diese Liste bei Personalveränderungen.

Was ist ein häufiger Fehler bei der Einrichtung des Zugangs für externe Nutzer?

Einer der häufigsten Fehler ist die Vergabe übermäßig weitreichender Zugriffsrechte aus Bequemlichkeit, beispielsweise uneingeschränkten Gebäudezugang für eine Reinigungskraft, die lediglich die Büroböden reinigen muss. Dies erhöht das Sicherheitsrisiko unnötig. Arbeiten Sie stets nach dem Prinzip des minimalen Zugriffs und definieren Sie für jeden Dienstleister ein spezifisches Zugriffsprofil, das regelmäßig überprüft wird.

Wie informieren Sie externe Mitarbeiter über die Zugriffsregeln und die Sicherheitsrichtlinien?

Senden Sie zu Beginn der Zusammenarbeit ein kurzes Regelwerk oder ein Zugriffsprotokoll und lassen Sie sich dieses vom externen Mitarbeiter oder Lieferanten schriftlich bestätigen. Besprechen Sie bei der erstmaligen Zugriffsgewährung, welche Bereiche zugänglich sind, welches Verhalten erwartet wird und wie bei Vorfällen vorzugehen ist. Durch die klare Formulierung der Erwartungen im Vorfeld verringern Sie das Risiko unbeabsichtigter Verstöße.

Wie verknüpft man Zugriffsverwaltung mit Vertragsverwaltung, sodass Rechte automatisch ablaufen?

Beim Anlegen eines Zugriffsprofils sollte das Vertragsende immer dem Ablaufdatum im Zugriffsverwaltungssystem entsprechen. Einige Systeme bieten eine direkte Anbindung an die Vertragsverwaltungssoftware, sodass Zugriffsrechte automatisch nach Vertragsablauf widerrufen werden können. Falls eine solche Anbindung fehlt, sollten Sie eine Woche vor dem Ablaufdatum automatische Erinnerungen für den internen Ansprechpartner einrichten, damit rechtzeitig reagiert werden kann.

Ist ein Zutrittskontrollsystem auch für kleine Organisationen mit wenigen externen Partnern geeignet?

Ja, auch kleinere Organisationen profitieren von einem strukturierten Zutrittsmanagementsystem, das nicht immer ein umfangreiches elektronisches System sein muss. Eine Kombination aus digitalem Besucherbuch, einem einfachen Schlüsselverwaltungsregister und klaren Vereinbarungen mit Lieferanten kann bereits eine solide Grundlage bilden. Steigt die Anzahl externer Partner oder das Sicherheitsniveau, empfiehlt es sich, in ein skalierbares System zu investieren, das mit der Organisation mitwächst.