¿Cómo se gestiona el acceso a un servicio externo?

Para un servicio externo de mantenimiento de instalaciones, usted coordina el acceso mediante acuerdos claros sobre qué salas, sistemas y franjas horarias son relevantes para el trabajo, y registrando dicho acceso en un sistema de gestión de accesos. Esto se aplica a empresas de limpieza, mantenimiento técnico, catering y otros proveedores de servicios que acceden a sus instalaciones de forma regular u ocasional. Las siguientes preguntas le guiarán paso a paso durante el proceso. ¿Tiene alguna pregunta inmediata sobre su situación? No dude en ponerse en contacto con nosotros. con Sellox.

¿Qué derechos de acceso necesita un servicio externo de gestión de instalaciones?

Un servicio externo de mantenimiento de instalaciones requiere permisos de acceso estrictamente adaptados a la naturaleza del trabajo. Un equipo de limpieza necesita acceso a las oficinas y a las instalaciones sanitarias, pero no a las salas de servidores ni a los archivos. Un técnico de mantenimiento, por otro lado, necesita acceso a las salas técnicas, pero no a los puestos de trabajo de los empleados.

El principio que subyace a una estructura de acceso bien diseñada es acceso mínimoOtorgue a los empleados externos acceso únicamente a las zonas estrictamente necesarias para el desempeño de sus funciones. Esto limita los riesgos de seguridad y facilita la verificación posterior de quién estuvo dónde.

En términos prácticos, esto se traduce en perfiles de acceso específicos para cada tipo de proveedor de servicios. Piense en lo siguiente:

• Limpieza: acceso a las plantas de oficinas fuera del horario laboral, no se permite el acceso a los archivos cerrados con llave.
• Mantenimiento técnico: acceso al sótano, al ático y a las salas técnicas en los horarios acordados.
• Servicio de catering: acceso a la cocina, al comedor y, opcionalmente, a las salas de reuniones.
• Seguridad: dependiendo de la asignación, a veces se requiere acceso completo al edificio.

¿En qué se diferencia el acceso temporal del acceso permanente?

El acceso temporal está destinado a actividades puntuales o de corta duración, como reparaciones o inspecciones, y expira automáticamente tras una fecha o tarea determinada. El acceso permanente se aplica a terceros que contratan servicios a largo plazo, como un servicio de limpieza regular, y se evalúa y renueva periódicamente.

La distinción es importante para usted. control de acceso, porque ambas formas requieren un enfoque diferente:

• Acceso temporal Preferiblemente, se configura con una fecha de caducidad fija en el sistema. De esta forma, el acceso caduca automáticamente sin necesidad de intervención manual.
• Acceso estructural Requiere una revisión periódica, por ejemplo, cada trimestre o al renovar el contrato. Sin controles periódicos, los derechos permanecen activos durante un tiempo innecesariamente prolongado.

Un error común es considerar el acceso temporal como acceso estructural, lo que provoca que los empleados externos sigan teniendo acceso digital o físico a las instalaciones meses o incluso años después de su asignación. Esto aumenta significativamente el riesgo de seguridad.

¿Quién es el responsable de solicitar el acceso?

La responsabilidad de solicitar el acceso para un empleado externo de mantenimiento recae en la persona de contacto interna o el responsable del contrato que subcontrató la tarea. Normalmente, se trata del gerente de instalaciones, el departamento de compras o el supervisor que formalizó el contrato.

En la práctica, esto funciona mejor con un proceso de solicitud formal. La persona responsable internamente envía una solicitud al departamento que gestiona el acceso, generalmente Instalaciones, Recursos Humanos o Informática, según la estructura organizativa. Dicho departamento verifica si la solicitud cumple con la política y, posteriormente, otorga el acceso.

Asegúrese de que este proceso quede documentado por escrito o digitalmente. Esto garantiza que siempre se pueda rastrear quién solicitó el acceso, para quién y con base en qué instrucción. Esto resulta útil no solo durante incidentes, sino también durante auditorías o rescisiones de contratos.

¿Qué información necesita para registrarse con un empleado externo de las instalaciones?

Al conceder acceso a un empleado externo a las instalaciones, debe registrar al menos los siguientes datos: nombre, empleador o proveedor, persona de contacto dentro de su propia organización, las zonas permitidas, el período de validez del acceso y la finalidad del trabajo.

Dependiendo de la sensibilidad del inmueble o de la obra, puede ser relevante información adicional:

• Copia de un documento de identidad o tarjeta de identificación de empleado del proveedor.
• Resultado de un Certificado de Conducta (VOG), si corresponde.
• Matrícula del vehículo al acceder a un sitio seguro.
• Nombre del gerente del proveedor

Durante el registro, tenga en cuenta el RGPD. Almacene únicamente los datos necesarios y no los conserve más tiempo del necesario. En su política de privacidad, especifique cómo gestiona los datos personales de los empleados externos.

¿Cómo se revoca el acceso al finalizar un contrato?

Al expirar un contrato, se revoca el acceso desactivando todos los derechos de acceso activos de los empleados externos correspondientes en el sistema de gestión de accesos, recogiendo las llaves o pases físicos y bloqueando o eliminando las credenciales de inicio de sesión digitales. Esto debe realizarse el último día hábil o la última fecha de finalización del contrato.

Un proceso de desvinculación estructurado impide el acceso continuado una vez finalizada la colaboración. Incluya los siguientes pasos en dicho proceso:

1. Establezca una fecha de finalización al inicio de la concesión de acceso, para que los derechos caduquen automáticamente.
2. Envíe un recordatorio a la persona de contacto interna una semana antes de la fecha de finalización del contrato.
3. Compruebe después si se han recogido todos los objetos, como pases y llaves.
4. Elimine o archive las credenciales de acceso de acuerdo con la política de retención.

Las organizaciones que trabajan con un sistema automatizado pueden establecer fechas de caducidad que bloquean automáticamente el acceso. Esto reduce el riesgo de errores humanos y garantiza el cumplimiento constante de las políticas de seguridad.

¿Qué sistemas se utilizan para la gestión de accesos de terceros?

Los sistemas de control de acceso electrónico se utilizan habitualmente para gestionar el acceso de personas externas, complementados con software de registro de visitantes y, en ocasiones, con la integración con sistemas de recursos humanos o de gestión de contratos. La elección depende del tamaño de las instalaciones, el número de empleados externos y el nivel de seguridad deseado.

Sistemas de control de acceso electrónico

Estos sistemas funcionan con tarjetas, llaves o verificación biométrica y registran automáticamente quién entra en qué habitación y cuándo. Los empleados externos reciben un perfil temporal con permisos limitados. Entre las aplicaciones más comunes se incluyen sistemas basados en RFID o cerraduras inteligentes que se pueden gestionar de forma remota.

Registro de visitantes y libros de registro digitales

Para visitantes ocasionales o personal externo que no acude a diario, a veces basta con un sistema digital de registro de visitantes en recepción. Este sistema registra el nombre, la hora de llegada y salida, y el motivo de la visita. Complementa el sistema de acceso electrónico y proporciona un registro claro para su posterior verificación.

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