Comment organisez-vous l'accès aux espaces de travail partagés ?

L'accès aux espaces de coworking est géré par une combinaison de clés, de badges, de codes PIN ou de systèmes d'accès numériques, associée à des accords clairs définissant les personnes autorisées à se trouver où. La solution la plus adaptée dépend du nombre d'utilisateurs, de la nature des espaces et de la fréquence de rotation des occupants. Cet article répond aux questions les plus fréquentes concernant… contrôle d'accès dans les espaces de travail partagés, afin que vous puissiez faire un choix éclairé. Avez-vous une question ? N'hésitez pas à nous contacter et nous vous aiderons davantage.

Quelles sont les options d'accès disponibles pour les espaces de travail partagés ?

Pour les espaces de travail partagés, quatre options d'accès sont courantes : clés physiques, badges ou cartes d'accès, systèmes de code PIN et systèmes de contrôle d'accès numériques basés sur des applications ou la biométrie. Le choix de la solution la plus adaptée dépend du nombre d'utilisateurs, du niveau de sécurité souhaité et de la facilité de gestion à long terme.

Les clés physiques constituent la solution la plus traditionnelle. Peu coûteuses à l'achat, elles se révèlent toutefois difficiles à gérer lorsque plusieurs personnes ont besoin d'y accéder. En cas de perte, il faut remplacer la serrure, ce qui engendre des frais.

Les badges d'accès et les cartes magnétiques offrent une plus grande flexibilité. Les cartes sont faciles à désactiver sans avoir à remplacer les serrures. Elles conviennent aux immeubles de bureaux à locataires multiples ou aux espaces de travail flexibles.

Les systèmes de code PIN fonctionnent sans support physique, ce qui est pratique pour les espaces à fréquentation variable. L'inconvénient est que les codes peuvent être partagés et qu'il est plus difficile de savoir qui est entré et quand.

Les systèmes de contrôle d'accès numériques combinent plusieurs méthodes et offrent un contrôle optimal. Via une plateforme centralisée, vous gérez les accès : qui a accès, à quelles heures et dans quelles zones. Ils sont ainsi parfaitement adaptés aux situations complexes impliquant de nombreux utilisateurs ou des sites sensibles.

Comment détermine-t-on qui a accès à quelle pièce ?

Pour déterminer qui a accès à quelle salle, créez une matrice d'accès : une vue d'ensemble de toutes les salles et des groupes d'utilisateurs associés. Ensuite, associez chaque profil aux droits correspondant à sa fonction, son rôle ou son accord. Appliquez le principe du moindre accès : n'accordez aux utilisateurs l'accès qu'à ce dont ils ont réellement besoin.

Commencez par cartographier tous les espaces du bâtiment. Prenez en compte les entrées, les salles de réunion, les salles serveurs, les entrepôts et les sanitaires. Déterminez le risque associé à un accès non autorisé pour chaque espace.

Ensuite, répartissez les utilisateurs en groupes selon leur rôle. Les employés permanents, les travailleurs occasionnels, le personnel de nettoyage et les visiteurs ont tous des besoins et des profils de risque différents. Un travailleur occasionnel a besoin d'accéder à l'espace de travail et aux zones communes, mais pas à une salle serveur sécurisée ni au bureau de la direction.

Consignez par écrit les choix effectués afin de disposer d'un aperçu à jour en cas de changement de personnel ou d'audit. Cela évite toute confusion et facilite l'ajustement des droits en fonction de l'évolution de la situation.

Quels sont les risques liés à une mauvaise gestion du contrôle d'accès ?

Un contrôle d'accès mal géré entraîne des accès non autorisés, des vols, des violations de données et des risques de responsabilité. Ce problème est particulièrement préoccupant dans les espaces de travail partagés, où plusieurs parties utilisent la même infrastructure et où il est facile de perdre le contrôle.

Il arrive fréquemment que des employés ayant quitté l'entreprise ou d'anciens locataires conservent un accès aux locaux. Si les badges ou les clés ne sont pas révoqués immédiatement après un départ ou la fin d'un contrat, une faille de sécurité subsiste et reste difficile à identifier.

De plus, l'absence de registre augmente le risque que des incidents passent inaperçus. Sans trace des personnes présentes et de l'heure d'entrée, il est pratiquement impossible de déterminer précisément ce qui s'est passé en cas de vol ou de dommage. Cela complique les enquêtes internes et les échanges avec les assureurs.

Enfin, les organisations qui mettent en œuvre des contrôles d'accès insuffisants s'exposent à des infractions à la législation sur la protection des données, notamment si des données personnelles ou des informations commerciales sensibles sont accessibles à des personnes non autorisées. Un contrôle d'accès rigoureux constitue donc non seulement une question opérationnelle, mais aussi une obligation légale.

Comment organisez-vous l'accès temporaire des visiteurs et des fournisseurs ?

L'accès temporaire des visiteurs et des fournisseurs est idéalement géré par des méthodes d'accès à durée limitée : codes PIN à usage unique, badges temporaires ou comptes invités numériques expirant automatiquement après une période définie. Vous gardez ainsi le contrôle sans avoir à intervenir manuellement après chaque visite.

Pour les visiteurs occasionnels, un badge visiteur physique délivré à la réception ou à l'entrée et récupéré ultérieurement est généralement suffisant. Veillez à toujours procéder à l'enregistrement : nom, heure d'arrivée et de départ, et motif de la visite.

Les prestataires réguliers, tels que les entreprises de nettoyage ou de maintenance, bénéficient d'un laissez-passer à durée déterminée, valable uniquement pendant les heures convenues. En dehors de ces horaires, le laissez-passer est automatiquement bloqué. Ceci empêche les prestataires d'accéder à des zones où leur présence n'est pas requise, à des moments imprévus.

Grâce aux systèmes numériques, vous pouvez créer des comptes invités via une application ou un portail web. Le visiteur reçoit un code temporaire ou un code QR, qui devient automatiquement invalide après utilisation ou à l'expiration de sa période de validité. Ce système est efficace, traçable et nécessite une intervention manuelle minimale.

Quand un système de contrôle d'accès numérique est-il le meilleur choix ?

Un système de contrôle d'accès numérique est la solution idéale pour gérer un grand nombre d'utilisateurs, une fréquentation fluctuante, de multiples points d'accès ou des exigences de sécurité élevées. Dès lors que la gestion manuelle des clés ou des badges devient chronophage ou sujette aux erreurs, une solution numérique s'avère rentable.

Pour les petits bureaux avec un effectif fixe et gérable, un simple système de badges peut suffire. Cependant, dès lors qu'il faut gérer des travailleurs flexibles, plusieurs locataires, des intervenants externes ou des zones sensibles, un système analogique s'avère insuffisant.

Les systèmes numériques offrent une visibilité en temps réel sur la localisation des personnes, des rapports automatisés et la possibilité de gérer les droits d'accès à distance et en direct. Ceci est indispensable en cas d'incident ou d'urgence. De plus, ils s'adaptent à la croissance : ajouter un utilisateur ou une nouvelle salle ne prend que quelques clics.

Du point de vue des coûts également, un système numérique est souvent plus avantageux à long terme que le remplacement fréquent des serrures ou la gestion manuelle d'un nombre croissant de laissez-passer. L'investissement initial est rapidement amorti grâce aux gains de temps, à la sécurité accrue et à la facilité de gestion.

Comment maintenir à jour la gestion des accès lors de changements de personnel ?

Vous assurez la mise à jour de la gestion des accès lors des mouvements de personnel en intégrant la révocation ou la modification des droits d'accès comme étape standard des processus d'intégration et de départ. Liez la gestion des accès aux processus RH afin qu'aucun changement ne soit négligé.

Établissez une liste de contrôle pour chaque employé quittant l'entreprise. Celle-ci doit au minimum inclure : la récupération du badge d'accès, la désactivation des droits numériques et la vérification de l'accès aux comptes partagés et aux zones sécurisées. Idéalement, effectuez ces opérations le dernier jour de travail, et non a posteriori.

Pour les nouveaux employés, c'est l'inverse : assurez-vous que les droits d'accès soient prêts dès le premier jour, adaptés à leur poste et aux espaces requis. Évitez d'accorder un accès étendu temporaire dans l'intention de le restreindre ultérieurement. En pratique, ce “ ultérieurement ” est souvent oublié.

De plus, planifiez des audits périodiques au moins une fois par trimestre, en comparant la liste des utilisateurs actifs avec la liste du personnel à jour. Cela vous permettra de repérer rapidement les droits obsolètes. Un bon système numérique facilite ces vérifications sans avoir à consulter manuellement des dossiers papier.

Une bonne gestion des accès ne se limite pas à une configuration ponctuelle ; c’est un processus continu qui exige structure et attention. Souhaitez-vous savoir quelle approche est la plus adaptée à votre situation ? Contactez-nous avec Sellox, et nous sommes heureux de réfléchir avec vous.